Tips van Viadesk

Tips en inspiratie van onze productmanager Femke de Leeuw van Weenen

Een persoonlijk karakter voor uw community

Razendsnel antwoord op vragen via Viadesk > Vraag stellen


	Heeft u een vraag over Viadesk, of juist een waardevolle tip? Laat het Femke weten.

Een persoonlijk karakter voor uw community

Is uw community persoonlijk genoeg?

Viadesk wordt ingezet om samenwerken tussen mensen te faciliteren. Het is duidelijk dat online samenwerken anders is - en vooral minder persoonlijk - dan face-to-face samenwerken. En hoewel iedereen meer en meer gewend raakt aan de toenemende rol van ICT tools in het dagelijkse leven; blijft de persoonlijke noot voor de meeste mensen erg belangrijk. Wilt u het succes van uw community vergroten, is het daarom aan te raden om deze van een persoonlijk karakter te voorzien.

U kunt dit op verschillende manieren doen:

Stimuleer deelnemers hun persoonlijk profiel in te vullen, inclusief foto.
Creëer gelegenheden voor persoonlijk contact: organiseer regelmatig een face-to-face bijeenkomst. Tijdens dit soort bijeenkomsten kunnen de deelnemers elkaar beter leren kennen en dit helpt hen in het vervolg elkaars bijdragen beter in een context te plaatsen.
Probeer uw community wat aan te kleden met foto’s van bijvoorbeeld bijeenkomsten of uitjes.
Maak uw community visueel aantrekkelijk en creëer zo een informele sfeer. Bijvoorbeeld door tekstjes aan te kleden met plaatjes.
Gebruik niet e-mail om te overleggen, maar gebruik de mogelijkheden voor interactie in Viadesk. Plaats reacties bij bijdragen van anderen, stel elkaar vragen en werk samen in wiki’s.

Home: uw nieuwe startpagina in Viadesk

Heeft u al alle mogelijkheden van de nieuwe algemene startpagina Home ontdekt?

Nieuw in Viadesk 7.0 is de algemene startpagina Home waar alle deelnemers Viadesk binnenkomen. Daar wordt het laatste nieuws en de nieuwste wijzigingen uit alle groepen op overzichtelijke en aantrekkelijke wijze gepresenteerd.

Home biedt nu ook toegang tot alle informatie en deelnemers in Viadesk via de functies Zoeken en het Abc. Natuurlijk ziet iemand alleen de informatie waar hij toegang toe heeft.

Werkt u met verschillende (project)groepen die los van elkaar staan, zoals bijvoorbeeld verschillende klantprojecten? Dan is het niet altijd wenselijk dat gebruikers elkaar zien op Home. Dit kunt u eenvoudig aanpassen:

Verwijder het deelnemersblokje bij Home > Startpagina
Ook kunt u het menu-item Deelnemers uitschakelen via Home > Menu

Via Home kunt u deelnemers eenvoudig informeren en documenten publiceren. Plaats hier bijvoorbeeld het laatste nieuws, foto's van evenementen of algemene documenten zoals procedures, handleidingen, white papers, etc.

Het is ook mogelijk om deelnemers informatie te laten toevoegen aan Home. Zo wordt Home een plek waar alle deelnemers relevante informatie kunnen uitwisselen met elkaar, vragen kunnen stellen over projecten heen en discussies kunnen starten over algemene vraagstukken. De webmaster kan dit instellen:

Pas de rechten aan via Beheer > Deelnemers

Eenvoudiger kennisdelen met Viadesk

Heeft u uw kennisgebieden en trefwoorden op orde?

Viadesk 7.0 staat op stapel. Een nieuw onderdeel daarin is het Abc. Deze tool verzamelt alle informatie in Viadesk op basis van onderwerp. Zo ontstaat een alternatieve, meer intuïtieve manier om kennis te ontsluiten.

U kunt het Abc straks ook inzetten om een gedeeld informatie- en referentiekader te bouwen. Via zogeheten wiki’s (webpagina’s waaraan iedereen kan bijdragen) kunt u de informatie over specifieke onderwerpen eenvoudig onderhouden en uitbouwen.

Voorzie uw huidige documenten en discussies in Viadesk nu alvast van trefwoorden en kennisgebieden. Dan plukt u in Viadesk 7.0 direct de vruchten van het Abc!

Om documenten of discussies te linken met een kennisgebieden en / of trefwoorden:

Klik op het document / discussie
Ga naar Acties en selecteer de optie Bewerken
Vink onder Kennisgebieden welke kennisgebieden relevant zijn ( de webmaster kan (nieuwe) kennisgebieden aanmaken)
Vermeld onder Trefwoorden een of meerdere begrippen die de informatie typeren
Klik op bewaren

Razendsnel antwoord op vragen via Viadesk > Vraag stellen

Heeft u de nieuwe functie 'Vraag stellen' al ontdekt? Deze tool helpt u kennis te ontsluiten of simpelweg snel antwoord te krijgen op uw vragen.

'Vraag stellen' is dé oplossing wanneer u een vraag heeft, maar niet precies weet waar of bij wie u het antwoord kunt vinden.

U hoeft alleen een kennisgebied aan te geven. Viadesk filtert dan automatisch de personen die dit kennisgebied aan hun profiel gekoppeld hebben. Deze personen ontvangen een e-mail ter notificatie waardoor ze snel kunnen reageren op uw vraag.

'Vraag stellen' is niet alleen handig om zelf snel antwoord te vinden op een vraag. U maakt kennis meteen ook expliciet. Alle vragen en reacties worden bewaard in Viadesk en zijn doorzoekbaar voor andere deelnemers.

Bekijk voor meer informatie het document Vraag stellen: Stap voor stap (pdf).